HOJA DE CÀLCULO

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, y dibujar distintos tipos de gráficas.

La primera hoja de calculo (VisiCalc) fue inventada por Dan Bricklin en 1979 y funcionaba en una computadora Apple II. VisiCalc fue considerada en ese entonces como un software de “cuarta generación” que permitía a quienes realizaban proyecciones financieras la posibilidad de recalcular automáticamente toda la hoja de trabajo en el momento en que se cambiaba cualquier valor.

Muestra de hoja de cálculo

ENTORNO DE TRABAJO

DEFINICIONES:

§ Columnas.- una hoja de cálculo esta dividida en 256 columnas. Las cuales se identifican por una letra: A, B, C y así sucesivamente hasta llegar a la columna IV. Cada columna tiene un ancho estándar de 10.71.

§ Filas.- la hoja de calculo también esta dividida en filas, las cuales identificamos con un numero: desde la fila 1 hasta la fila 65536. Cada fila tiene un alto estándar de 12.75.

§ Celda.- la intersección de las columnas con las filas forma una cuadricula, que es la que generalmente se observa en la hoja de calculo. Cada “cuadrito” se llama celda. Se identifican utilizando la letra de la columna y el número de la fila.

Barra de titulo.- contiene el nombre del documento sobre el que se esta trabajando en ese momento. Cuando se crea un nuevo libro se le asigna el nombre provisional, hasta que se guarda se le asigna el nombre deseado. En el extremo derecho están los botones para Maximizar, Minimizar y Cerrar.

Barra de menús.- contiene las funciones de Excel agrupadas en menús desplegables. En Excel la barra de menús tiene un comportamiento “inteligente”, que consiste, básicamente, en mostrar solo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. Los menús desplegables de la barra de menús contiene tres tipos básicos de elementos:

§ Comandos inmediatos.- se ejecutan de forma inmediata al hacer clic en ellos. Se r

econocen por que a la derecha del nombre del comando no aparece nada o aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Ejemplo:

§ Otro menú desplegable.- al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para elegir una de ellas. Se reconoce porque tienen un triangulo a la derecha. Ejemplo:

§ Comando con ventana.- al hacer clic aparece una ventana que pedirá que se completen algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen por que el nombre acaba en puntos suspensivos. Ejemplo:

Barra de herramientas estándar.- contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, tales como: Guardar, Copiar, Pegar, etc.

Barra de formato.- contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como: poner en negritas, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Barra de fórmulas.- muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde se está situado. A través de esta barra pueden introducirse datos y formulas a las celdas.

Barra de propiedades o etiquetas.- pestañas o fichas; permite el movimiento por las distintas hojas del libro de trabajo.

Barras de desplazamiento.- permiten mover a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla; simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el Mouse o dando clic en los indicadores.

Barra de estado.- esta situada en la parte superior de la ventana de Excel. Se encarga de mostrar el estado actual de la hoja, de acuerdo a la acción que realice el usuario.

TRABAJO CON CELDAS Y DATOS

Deshacer y rehacer.- para deshacer la última acción realizada se puede seguir cualquiera de los siguientes procesos:

Ø Seleccionar el menú Edición / Deshacer.

Ø Presionar la combinación de teclas (Ctrl + Z)

Ø Hacer clic en el icono Deshacer de la barra de herramientas estándar.

Para rehacer pueden utilizarse cualquiera de los siguientes procesos:

Ø Seleccionar el menú Edición / Rehacer.

Ø Hacer uso de la combinación de teclas (Ctrl + Y)

Hacer clic en el icono Rehacer de la barra de herramientas estándar.

Borrar el contenido de una celda.- para borrar el contenido de una celda llevar a cabo el siguiente proceso:

1. seleccionar la celda o el rango a borrar.

2. seleccionar el menú Edición / Borrar.

3. escoger una de las opciones siguientes:

a) todo

b) formatos

c) contenido

d) comentarios

Formato de datos.- Los datos se almacenan en las celdas de la hoja de cálculo. La información de una celda no puede exceder los 32,000 caracteres.

Los tipos de datos que puede contener una celda son:

§ texto

§ números

§ fechas y horas

Copiar formato.- Para copiar los formatos con la herramienta Copiar formato:

1) dar clic en la celda que contiene los formatos que se desean copiar.

2) Dar clic en el botón Copiar formato en la barra de herramientas estándar

3) Arrastrar el puntero del Mouse sobre las celdas en las cuales se debe aplicar el formato copiado.

Ir a una celda específica.- Para ir a una celda especifica:

1. seleccionar el menú Edición y después la opción Ir a, o presionar la tecla (F5).

2. en el campo Ir a: escribir la dirección de la celda a la que se desea ir.

3. dar clic en el botón Aceptar.

Insertar celdas, filas y columnas.- Para insertar una celda, fila o columna seguir el siguiente procedimiento:

a) seleccionar un rango de filas o columnas igual al que desea insertar.

b) Pulsar el menú Insertar y después seleccionar cualquiera de las siguientes opciones: celdas, filas o columnas.

Copiar y pegar.- El procedimiento general para utilizar los comandos Copiar y Pegar es el siguiente:

I. Seleccionar la celda o rango que se necesita copiar.

II. Ir al menú Edición y después seleccionar la opción Copiar, dar clic en el botón Copiar en la barra de herramientas estándar o utilizar la combinación de teclas (Ctrl + C)

III. Seleccionar la celda donde se desea pegar la selección copiada.

IV. Ir al menú Edición y escoger la opción Pegar.

Cortar y pegar.- El procedimiento general es el siguiente:

I. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover.

II. Pulsar el menú Edición en la barra de herramientas estándar o hacer uso de la combinación de teclas (Ctrl + X).

III. Escoger la celda en donde se debe pegar el área cortada.

IV. Pulsar el menú Edición y después el comando Pegar.

Pegado especial.- Para seleccionar el pegado especial es necesario seleccionar el menú Edición y luego pulsar la opción Pegado especial. Las opciones se detallan en las secciones “Pegar” y “Operación”, además de contar con las alternativas Saltar blancos y Transponer. El botón Pegar vínculos permite vincular hojas de trabajo del mismo libro o de diferentes libros.

Buscar.- El procedimiento general para abrir el cuadro de dialogo Buscar es el siguiente:

v Ir al menú Edición y después seleccionar la opción buscar.

v También se puede presionar la combinación de teclas (Ctrl + B) para activar esta función.

Reemplazar.- Para reemplazar, es necesario acceder al menú Edición y después escoger la opción Reemplazar. Aparecerá el cuadro de dialogo con diversas opciones.

Girar el contenido de una celda.- El proceso para girar el contendido de una celda es el siguiente:

1. en el menú Formato, seleccionar Celdas y, luego ir a la pestaña Alineación.

2. en el cuadro Orientación, determinar la rotación en grados.

ADMINISTRAR ARCHIVOS

Guardar un libro de trabajo: para guardar el archivo o libro de trabajo en el disco:

o Dar clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas Estándar o seleccionar el menú Archivo / Guardar. Aparecerá el cuadro de dialogo Guardar como.

o En la lista Guardar en seleccionar la unidad y la carpeta donde se requiere guardar el documento.

o En el campo Nombre del archivo, introducir el nombre para este archivo.

o Si es necesario guardar el libro de trabajo en un formato diferente al de Excel, escogerlo de la lista Guardar como tipo.

o Dar clic en el botón Guardar. Excel asignará automáticamente la extensión al archivo.

Abrir un libro de trabajo: para abrir un archivo es necesario seguir el siguiente proceso:

o Dar clic en el botón Abrir en la barra de herramientas Estándar o seleccionar el menú Archivo / Abrir. Aparecerá el cuadro de dialogo Abrir.

o Seleccionar la unidad y la carpeta en la cual se encuentra el archivo que se desea abrir.

o Dar clic en el nombre del archivo indicado.

o Hacer clic en el botón Abrir.

Utilizar plantillas: para abrir y trabajar sobre una plantilla:

o Seleccionar el menú Archivo y luego la opción Nuevo.

o Escoger en la sección En mi PC dentro del Panel de tareas que se encuentra a la derecha de la ventana de Excel llamado Nuevo libro.

o Escoger uno de los archivos disponibles en el cuadro de dialogo Plantillas. La pestaña Soluciones de hojas de cálculo cuenta con viarias plantillas de uso común.

o Realizar el trabajo sobre el archivo de la plantilla.

o Para guardar el archivo elaborado sobre la plantilla, pulsar el menú Archivo / Guardar como.

o Escribir el nombre del archivo y dar clic en Aceptar.

Vista previa de página Web: para hacer una vista de la página Web:

o Dar clic en el menú Archivo.

o Seleccionar el comando Vista previa de la página Web.

o Al finalizar, dar clic en el botón Cerrar del explorador Web.

Guardar como página Web: para guardar una hoja de cálculo como pagina Web es necesario seguir el siguiente proceso:

o Si se quiere publicar solamente un rango, este debe ser seleccionado previamente. Para publicar todo el libro no es necesario realizar ningún paso previo.

o Dar clic en el menú Archivo, escoger la opción Guardar como pagina Web.

o Introducir el nombre del archivo en el campo Nombre de archivo.

o Dar clic en el botón Publicar. Se activara el cuadro de dialogo Publicar como pagina Web.

o Para agregar interactividad marcar la casilla Agregar interactividad con.

o Para volver a publicar automáticamente los datos cada vez que estos son alterados, marcar la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro.

o Para ver los datos tal como los observaran los usuarios en un explorador Web. Marcar la casilla Abrir la pagina en el explorados Web.

o Dar clic en el botón Publicar.