RANGO DE DATOS

Una hoja de trabajo de Excel cuenta con más de 16 millones de celdas. Pero casi nunca se utilizan todas. Y en este punto es importante comprender un concepto fundamental para trabajar con planillas de cálculos: los rangos de datos.

¿Qué es un rango? Simplemente un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos, en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para otros objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones). Los rangos suelen ser identificados por las referencias (la dirección que surge de la intersección de la columna, letras, y la fila, números) de las celdas de sus vértices superior izquierdo e inferior derecho.

Por ejemplo, los valores en las celdas A1, A2, B1 y B2. En definitiva, se tiene seleccionado el rango A1:B2, según la nomenclatura que utiliza Excel para identificar un rango. Sin embargo, cuando un rango es utilizado como argumento o parámetro de una función (en especial, cuando ésta puede trabajar con varios), la sintaxis y el reconocimiento de los datos pueden ser muy engorrosos.

Para solucionar este problema, Excel permite otorgar nombres más significativos para identificar un rango. Los rangos no pueden repetirse dentro de un libro de trabajo, aun si están localizados en diferentes hojas. Para poder llevar a cabo esta acción se realiza lo siguiente:

v Seleccionamos previamente el rango a utilizar, ejemplo: (A1:B2).

v Luego, ejecute el comando Insertar/ Nombre, que despliega un submenú con 5 instrucciones: Definir, Pegar, Crear, Aplicar y Rótulo. Así, para generar el nombre de un rango no se utiliza la opción Crear, sino Definir.

v Presione esta última para que se produzca la apertura del cuadro de diálogo Definir nombre. En él encontrará una caja de texto en blanco, Nombres en el libro, seguida por un listado también en blanco y, al pie, el cuadro Se refiere a, que permite seleccionar el rango de celdas al que se le quiere dar un nombre.

v Escriba ahora en la caja Nombres en el libro uno que le resulte significativo para identificar el rango. Por ejemplo, Inicial, y pulse el botón Agregar para incorporarlo en el listado de nombres.

v Finalice apretando el botón Aceptar.

v De inmediato, en el Cuadro de nombres, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, aparecerá este nombre identificando al rango que aún sigue seleccionado.

Algunas reglas para nombrar rangos:

Ø No se permiten espacios.

Ø Debe evitarse utilizar las etiquetas de columnas y filas como nombre de rango.

Ø Un nombre de rango puede incluir letras, números, guiones bajos, diagonal invertida, puntos y signos de interrogación.

Ø La primera letra de un nombre de rango no puede ser un número.

Ø No se pueden utilizar nombres de rango que puedan interpretarse como direcciones de celdas o como números.

Para nombrar un rango a través del Cuadro de nombre:

A. Seleccionar el rango.

B. Dar clic en el Cuadro de nombres.

C. Escribir el nombre del rango.

D. Presionar la tecla Enter.