FORMATO A HOJAS DE CÁLCULO

Formato de fuente.- esta función se utiliza para mostrar los datos de manera eficaz, destacando por medio de diferentes opciones de color, tamaño, tipos, etc. La información relevante de la hoja de cálculo. Para acceder al cuadro de dialogo Formato de celdas, opción Fuente, se realiza lo siguiente:

1. seleccionar el menú Formato y después escoger la opción Celdas.

2. Pulsar sobre la pestaña Fuente.

Además puede aplicarse formato al texto por medio de las opciones correspondientes en la barra de herramientas.

Formato de número.- para dar formato a los datos:

1. Seleccionar el rango de celdas al que se desea dar formato.

2. Seleccionar el menú Formato y después escoger la opción Celdas. Aparecerá el cuadro de dialogo Formato de celdas.

3. Pulsar la pestaña número.

4. En la sección Categoría seleccionar la opción Número.

5. Indicar el número de decimales requeridos.

6. si es necesario, seleccionar la opción Usar separador de miles.

7. En la sección Números negativos indicar si se desea que los números negativos aparezcan en rojo o con el símbolo.

8. Dar clic en el botón Aceptar.

Modificar el tamaño de filas y columnas.- de forma predeterminada las columnas y las filas en Excel miden 10.75 puntos de ancho y 12.71 de alto respectivamente; sin embargo, es posible modificar estos valores para las columnas y filas. Para modificar el ancho de una columna o el alto de una fila: arrastrar el borde derecho del encabezado de columna o el borde inferior del encabezado de la fila para modificar el ancho o el alto.

Combinar celdas.- para centrar, por ejemplo, un titulo sobre un área de la hoja de cálculo, se deben combinar las celdas en una sola celda y, generalmente, este debe alinearse al centro. Para combinar celdas:

1. Seleccionar la celda con el contenido a utilizar y el rango de celdas que se desea combinar.

2. Dar clic en el botón Combinar y centrar. Los datos se centraran dentro del rango seleccionado. Si es requerido, posteriormente los datos pueden alinearse a la derecha o a la izquierda de las celdas combinadas.

3. Para quitar la combinación de celdas, dar clic nuevamente en el botón Combinar y centrar.

Modificar la alineación de las celdas.- para cambiar la orientación del texto realizar el siguiente proceso: seleccionar en menú Formato | Celdas. En el cuadro de dialogo Formato de celdas seleccionar la pestaña Alineación.

Aplicar autoformato a la hoja de cálculo.- esta opción aplica una combinación integrada de formatos, denominada Autoformato, aun rango de celdas o a un informe de tabla dinámica. Para aplicar autoformato a una tabla de datos realiza lo siguiente: al seleccionar el menú Formato | Autoformato aparecerá el cuadro de dialogo Autoformato. En este cuadro de dialogo se pueden elegir diferentes estilos que se pueden aplicar a las celdas seleccionadas.

Aplicar bordes y rellenos.- Excel permite mejorar la apariencia de una hoja de cálculo con la inclusión de líneas en la parte superior, inferior y/o en ambos lados de la celda. También se puede aplicar relleno que es el tono de color con el cual se rellena el interior de una celda. Para añadir bordes desde la barra de herramientas Formato:

1. Seleccionar la celda o rango deseado.

2. Seleccionar el indicador situado a la derecha del botón Bordes.

3. Seleccionar el tipo de borde deseado o si lo desea puede dibujar los bordes a celda por celda.

Para rellenar celdas con colores sólidos:

1. Seleccionar el rango de las celdas a las que se desea aplicar un color.

2. Dar clic en el indicador situado a la derecha del botón Color de relleno en la barra de herramientas Formato.

3. Seleccionar el color deseado.

Para rellenar celdas con tramas:

1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les desea aplicar la trama.

2. Seleccionar el menú Formato | Celdas. A continuación, seleccionar la pestaña Tramas.

3. Para aplicar color de fondo, dar clic en una opción de la sección Color.

4. Dar clic en el indicador a la derecha de la opción Trama. Seleccionar el color y estilo de la trama.

5. Dar clic en el botón Aceptar.

Insertar celdas.- para insertar celdas se debe realizar el siguiente proceso:

1. Seleccionar las celdas donde se requiere insertar nuevas celdas.

2. Seleccionar el menú Insertar | Celdas. Aparecerá el cuadro de dialogo Insertar celdas.

3. Seleccionar la opción indicada dentro del cuadro de dialogo.

Crear y aplicar estilos.- los estilos consisten en asignar nombres a un conjunto de formatos para aplicarlos en una sola operación sobre la celda o un rango de celdas. Para crear un estilo nuevo:

1. Seleccionar el menú Formato | Estilo. Aparecerá el cuadro de dialogo Estilo.

2. Desactivar la opción del estilo que se requiere aplicar, por ejemplo Bordes, y dar clic en el botón Modificar. Excel accede al cuadro de dialogo Formato de celdas. Activar la pestaña deseada y realizar los cambios necesarios.

3. En la caja Nombre del estilo escribir el nombre del estilo que se acaba de definir.

4. Para añadir el estilo, dar clic en el botón Agregar.

El nuevo estilo puede aplicarse a cualquier hoja del libro del trabajo.

Para aplicar un estilo:

1. Marcar las celdas a las que se le aplicara un estilo.

2. Seleccionar el menú Formato | Estilo.

3. Escoger el nombre del estilo en el campo Nombre del estilo.

4. Dar clic en Aceptar.

Agregar comentarios a las celdas.- para agregar un comentario a una celda:

1. Seleccionar la celda que incluirá el comentario.

2. Dar clic en el menú Insertar.

3. Dar clic en Comentario.

4. Escribir el texto para el comentario. Observar las manillas que aparecen alrededor del cuadro para cambiarle el tamaño o moverlo.

5. Dar clic fuera del cuadro del comentario.

Insertar imágenes prediseñadas.- para insertar imágenes prediseñadas desde Microsoft Excel:

1. Seleccionar el menú Insertar, seguido de la opción Imagen, activar la opción imágenes prediseñadas. O bien se puede hacer clic en el botón Insertar imagen prediseñada de la barra de herramientas Dibujo.

2. Se desplegara el Panel imágenes prediseñadas al lado derecho de la ventana de Excel.

3. Digitar en la sección Buscar la palabra clave q representa la búsqueda actual. La palabra clave debe abarcar un tema o un objeto en específico para que la búsqueda sea más concreta.

4. Seleccionar en la sección Buscar en las colecciones de clips donde se realizara la búsqueda.

5. En la sección, los resultados deben ser seleccionar los tipos de clips que se quieren encontrar y en las subcategorías, los tipos de archivo a buscar.

6. Dar clic en el botón Buscar desplegara una lista de archivos encontrados según las opciones definidas al momento de realizar la búsqueda.

7. Dar clic sobre la imagen deseada para automáticamente insertarla en la celda seleccionada de la hoja de cálculo activa.

RANGO DE DATOS

Una hoja de trabajo de Excel cuenta con más de 16 millones de celdas. Pero casi nunca se utilizan todas. Y en este punto es importante comprender un concepto fundamental para trabajar con planillas de cálculos: los rangos de datos.

¿Qué es un rango? Simplemente un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos, en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para otros objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones). Los rangos suelen ser identificados por las referencias (la dirección que surge de la intersección de la columna, letras, y la fila, números) de las celdas de sus vértices superior izquierdo e inferior derecho.

Por ejemplo, los valores en las celdas A1, A2, B1 y B2. En definitiva, se tiene seleccionado el rango A1:B2, según la nomenclatura que utiliza Excel para identificar un rango. Sin embargo, cuando un rango es utilizado como argumento o parámetro de una función (en especial, cuando ésta puede trabajar con varios), la sintaxis y el reconocimiento de los datos pueden ser muy engorrosos.

Para solucionar este problema, Excel permite otorgar nombres más significativos para identificar un rango. Los rangos no pueden repetirse dentro de un libro de trabajo, aun si están localizados en diferentes hojas. Para poder llevar a cabo esta acción se realiza lo siguiente:

v Seleccionamos previamente el rango a utilizar, ejemplo: (A1:B2).

v Luego, ejecute el comando Insertar/ Nombre, que despliega un submenú con 5 instrucciones: Definir, Pegar, Crear, Aplicar y Rótulo. Así, para generar el nombre de un rango no se utiliza la opción Crear, sino Definir.

v Presione esta última para que se produzca la apertura del cuadro de diálogo Definir nombre. En él encontrará una caja de texto en blanco, Nombres en el libro, seguida por un listado también en blanco y, al pie, el cuadro Se refiere a, que permite seleccionar el rango de celdas al que se le quiere dar un nombre.

v Escriba ahora en la caja Nombres en el libro uno que le resulte significativo para identificar el rango. Por ejemplo, Inicial, y pulse el botón Agregar para incorporarlo en el listado de nombres.

v Finalice apretando el botón Aceptar.

v De inmediato, en el Cuadro de nombres, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, aparecerá este nombre identificando al rango que aún sigue seleccionado.

Algunas reglas para nombrar rangos:

Ø No se permiten espacios.

Ø Debe evitarse utilizar las etiquetas de columnas y filas como nombre de rango.

Ø Un nombre de rango puede incluir letras, números, guiones bajos, diagonal invertida, puntos y signos de interrogación.

Ø La primera letra de un nombre de rango no puede ser un número.

Ø No se pueden utilizar nombres de rango que puedan interpretarse como direcciones de celdas o como números.

Para nombrar un rango a través del Cuadro de nombre:

A. Seleccionar el rango.

B. Dar clic en el Cuadro de nombres.

C. Escribir el nombre del rango.

D. Presionar la tecla Enter.

UTILIDAD DE NOMBRES DE RANGO DE DATOS

El uso de rangos permite seleccionar un grupo de celdas para copiarlo, moverlo, eliminarlo o para aplicar rápidamente el mismo formato a todo el rango. También se pueden realizar cálculos de celdas, creando sumas o promedios. Si se asigna nombres a los rangos, las formulas de la hoja de cálculo serán más fáciles de crear, al igual que la impresión de los rangos selectos.

Una de sus principales utilidades consiste en facilitar la selección del rango; es decir, evitar el proceso de clicquear la celda del vértice superior izquierdo y arrastrar el mouse hasta la del vértice inferior derecho. Esta tarea, aunque es fácil en conjuntos de celdas pequeños, resulta bastante pesada con rangos más extensos.

Para encontrar el rango deseado por medio de su nombre se realiza el siguiente proceso:

1. Al tener un nombre, el rango puede seleccionarse así: si aún sigue seleccionado, desmarque el rango Inicial con un clic en cualquier celda ajena a él.
2. Posteriormente, corra el comando Edición/Ir a (o, directamente, ejecute el atajo de teclado Ctrl+I) para abrir el cuadro de diálogo Ir a.
3. Allí encontrará un listado con los nombres de todos los rangos generados (similar al del comando Definir).
4. Luego, haga un clic en Inicial (nombre que se escribirá automáticamente en la caja de texto Referencia) y presione el botón Aceptar. De inmediato, la ventana se cierra y el rango A1:B2 queda seleccionado.

Las fórmulas. Al escribir una por lo general utilizamos las casi abstractas referencias de celdas (=A1+B1), que suelen resultar adecuadas si la ecuación no es demasiado complicada. Pero, ¿no es mejor usar nombres descriptivos para tener bien claro qué estamos haciendo?, esa es una de las otras facilidades que nos proporcionan los nombres de los rangos.